Einzug-Checkliste: Was du bei der Wohnungsübergabe festhalten musst
Stand: Juli 2026 · erstellt von Ben Ambros, Immobilienkaufmann & Ex-Hausverwalter
Das komplette Umzugspaket – 11 Vorlagen & Merkblätter
Vorname und E-Mail genügen – kein Passwort nötig. Dein Paket liegt sofort druckbereit in deinem kostenlosen Reklamo-Bereich.
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Ich habe als Hausverwalter über tausend Wohnungen betreut und mehr Übergaben gemacht, als ich zählen kann. Was ich dabei gelernt habe: Beim Einzug ist jeder in Umzugslaune, keiner will kleinlich wirken – und genau diese zwanzig Minuten ohne Protokoll bezahlen Mieter beim Auszug mit der Kaution. Die Delle im Parkett, der Sprung in der Duschwanne, der fehlende Kellerschlüssel: Ohne Dokumentation gehört das ab Tag eins dir.
Was in den Vorlagen steckt
- Einzug-Checkliste – über 40 Punkte in vier Phasen: vor der Übergabe, bei der Übergabe, die ersten 14 Tage, der erste Monat. Inklusive Anmeldung, Versorger, Fristen.
- Übergabeprotokoll zum Ausfüllen – Raum für Raum, mit Zählertabelle, Schlüsselliste, Renovierungszustand und Unterschriftenfeld für beide Seiten.
- Zählerstände-Vorlage – alle Zähler mit Nummer, Stand, Datum und Foto-Häkchen. Damit du nicht den Verbrauch deines Vormieters bezahlst.
- Dazu: Mit deinem kostenlosen Konto kannst du alle 21 Schreiben-Generatoren antesten und später deine erste Nebenkostenabrechnung prüfen und speichern.
Die drei Einzug-Vorlagen sind Teil des kompletten Umzugspakets mit 11 Vorlagen – inklusive Auszugs-Checkliste, Kündigungs-Fahrplan, Kautions-Merkblatt und Umzugsplaner. Mit der Anmeldung oben bekommst du automatisch alles.
Die 5 teuersten Einzugsfehler
1. Kein Übergabeprotokoll: Beim Auszug steht dann Aussage gegen Aussage – und die Beweislage läuft gegen dich. Jeder Kratzer, der nicht dokumentiert ist, "war vorher nicht da".
2. Zählerstände nicht fotografiert: Der Versorger rechnet dann ab dem letzten gemeldeten Stand ab – notfalls mit dem Verbrauch deines Vormieters. Ein Handyfoto mit Datum kostet zehn Sekunden.
3. Mängel nur mündlich gemeldet: § 536c BGB verlangt die unverzügliche Anzeige. Wer den Wasserfleck nur beim Hausmeister erwähnt, kann später weder mindern noch beweisen, dass er gemeldet hat. Immer schriftlich, immer mit Foto – eine Mängelanzeige ist in zwei Minuten geschrieben.
4. Kaution falsch gezahlt: Mehr als drei Nettokaltmieten darf der Vermieter nicht verlangen, du darfst in drei Raten zahlen – und bar ohne Quittung ist ein Klassiker, der beim Auszug richtig Geld kostet.
5. Schlüssel nicht gezählt: Steht im Protokoll "4 Schlüssel übergeben", waren es aber 3, zahlst du beim Auszug im Zweifel die neue Schließanlage fürs ganze Haus.
Warum der Renovierungszustand ins Protokoll gehört
Ein Punkt, den fast alle übersehen: Ob du die Wohnung renoviert oder unrenoviert übernommen hast, entscheidet Jahre später darüber, ob du beim Auszug streichen musst. Der BGH hat Schönheitsreparatur-Klauseln bei unrenoviert übergebenen Wohnungen gekippt (VIII ZR 185/14) – aber nur, wer den Zustand bei Einzug belegen kann, profitiert davon. Im Protokoll ist dafür ein eigenes Feld. Wenn du gerade erst unterschreiben willst: Lass vorher den Mietvertrag prüfen.
Zählerstände: die Versicherung für deine erste Abrechnung
Deine erste Nebenkostenabrechnung kommt bis zu einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums – dann erinnert sich niemand mehr, was am Einzugstag auf dem Zähler stand. Genau deshalb: Stand notieren, Zählernummer notieren, Foto machen, an den Versorger melden. Welche Posten der Vermieter später überhaupt umlegen darf, steht im Überblick Betriebskosten A–Z, die Spielregeln für die Abrechnung selbst unter Fristen der Nebenkostenabrechnung. Und wenn sie dann im Briefkasten liegt, prüfen wir sie zusammen.
Vom ersten Tag an alles dokumentiert – und jedes Schreiben fertig
- Mängelanzeige mit Frist – wenn bei der Übergabe doch etwas auftaucht
- Fristsetzung Reparatur – falls der Vermieter die Zusage aussitzt
- Mietvertrag-Röntgen – unwirksame Klauseln erkennen, bevor sie Geld kosten
- Vorgangsakte mit Fristen-Erinnerung + Direktversand mit Zugangsnachweis
Häufige Fragen zum Einzug
Ist ein Übergabeprotokoll beim Einzug Pflicht?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht – aber ohne Protokoll stehst du beim Auszug in Beweisnot. Wichtig: beide Seiten unterschreiben, jeder behält ein Exemplar. Weigert sich der Vermieter, dokumentierst du den Zustand selbst mit Fotos und einem Zeugen.
Welche Zählerstände muss ich beim Einzug ablesen?
Strom (bei Doppeltarif HT und NT), Gas, Kaltwasser, Warmwasser und – falls vorhanden – Wärmemengenzähler bzw. die Heizkostenverteiler an den Heizkörpern. Immer mit Zählernummer, Datum und Foto. Die Stände meldest du direkt an die Versorger.
Wie schnell muss ich Mängel nach dem Einzug melden?
Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 536c BGB) – praktisch heißt das: sofort schriftlich, sobald du den Mangel entdeckst, mit Fotos. Wer zu lange wartet, riskiert Minderungsrechte und haftet im Extremfall für Folgeschäden.
Was gilt für die Kaution beim Einzug?
Maximal drei Nettokaltmieten (§ 551 BGB). Du darfst in drei gleichen Monatsraten zahlen; die erste ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig. Zahle nie bar ohne Quittung und lass dir die getrennte Anlage der Kaution nachweisen.
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