Nebenkostenabrechnung: Diese Fristen musst du kennen

Die Abrechnungsfrist des Vermieters: 12 Monate

Der Abrechnungszeitraum umfasst maximal zwölf Monate – meistens das Kalenderjahr. Endet er am 31. Dezember, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember des Folgejahres bei dir angekommen sein. Es zählt der Zugang in deinem Briefkasten, nicht das Datum auf dem Schreiben und nicht der Poststempel.

Verpasst der Vermieter diese Ausschlussfrist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen – es sei denn, er hat die Verspätung ausnahmsweise nicht zu vertreten (etwa weil die Stadt Grundsteuerbescheide extrem spät verschickt hat). Das muss er darlegen und beweisen.

Deine Einwendungsfrist: 12 Monate ab Zugang

Ab dem Tag, an dem die Abrechnung bei dir eingeht, läuft deine eigene Frist: Innerhalb von zwölf Monaten musst du dem Vermieter Einwendungen mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach bist du mit Beanstandungen grundsätzlich ausgeschlossen – selbst wenn die Abrechnung objektiv falsch ist.

Praktisch heißt das: früh prüfen, Einwendungen schriftlich und nachweisbar erklären. Reicht die Zeit nicht für eine vollständige Prüfung, kannst du zunächst vorsorglich Einwendungen erheben und die Belegeinsicht verlangen.

Zahlungsfrist bei Nachforderungen

Eine Nachzahlung wird erst fällig, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist – also Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, deinen Anteil und die Vorauszahlungen nachvollziehbar ausweist. Üblich ist dann eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Bei Zweifeln: unter Vorbehalt zahlen und parallel Belegeinsicht fordern – so vermeidest du Verzug, ohne Rechte aufzugeben.

Abrechnung zu spät bekommen – Schritt für Schritt

• Zugangsdatum sichern: Umschlag aufheben, E-Mail-Eingang screenshotten
• Fristende berechnen: Ende Abrechnungszeitraum + 12 Monate
• Nachforderung schriftlich zurückweisen mit Verweis auf § 556 Abs. 3 BGB
• Ein ausgewiesenes Guthaben trotzdem einfordern – das verfällt nicht

Sonderfälle

Auszug während des Jahres: Auch dann gilt die 12-Monats-Frist ab Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums – nicht ab Auszug. Verjährung: Eine fällige, berechtigte Nachforderung verjährt in drei Jahren; dasselbe gilt für dein Guthaben.

Häufige Fragen

Wann verjährt eine Nebenkostennachzahlung?

Drei Jahre zum Jahresende, gerechnet ab Fälligkeit der formell ordnungsgemäßen Abrechnung.

Gilt die 12-Monats-Frist auch nach dem Auszug?

Ja. Maßgeblich bleibt das Ende des Abrechnungszeitraums, nicht dein Auszugsdatum.

Muss ich bei verspäteter Abrechnung gar nichts zahlen?

Eine Nachforderung entfällt in der Regel. Bereits vereinbarte Vorauszahlungen und ein etwaiges Guthaben bleiben davon unberührt.