Gehaltserhöhung: Musterbriefe an den Arbeitgeber, vom Termin bis zur Zusage
Du machst seit Monaten mehr, als in deiner Stellenbeschreibung steht, und auf dem Konto hat sich nichts getan. Ansprechen willst du das, aber ohne fordernd zu klingen. Ein kurzer Brief bringt dir den Termin, verhandelt wird im Gespräch.
Stand: Oktober 2026 · Redaktion: Ben Ambros · Gesetze und Urteile unter „Grundlagen“ am Seitenende
Habe ich Anspruch auf eine Gehaltserhöhung?
In der Regel nicht. Dein Gehalt ist Vertragssache, und ein Gesetz, das regelmäßige Erhöhungen vorschreibt, gibt es nicht. Einen Anspruch hast du vor allem in diesen Fällen:
- Tarifvertrag: Gilt für dich ein Tarifvertrag, etwa weil dein Arbeitsvertrag auf ihn in der jeweils geltenden Fassung verweist, steigen die Tabellenentgelte mit den Tarifabschlüssen.
- Mindestlohn: Wird der gesetzliche Mindestlohn angehoben, muss dein Stundenlohn mindestens mitziehen. Er liegt seit 1. Januar 2026 bei 13,90 € brutto je Stunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 € (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung).
- Gleichbehandlung: Hebt der Arbeitgeber die Gehälter nach einer allgemeinen Regel an, darf er einzelne nur aus sachlichem Grund ausnehmen (BAG, Urteil vom 15.07.2009, 5 AZR 486/08).
- Gleiches Geld für Frauen und Männer: Verdient jemand des anderen Geschlechts bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit mehr als du, wird eine Benachteiligung wegen des Geschlechts vermutet. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass andere Gründe dahinterstehen. Besseres Verhandlungsgeschick der Vergleichsperson zählt nicht (BAG, Urteil vom 16.02.2023, 8 AZR 450/21), und der Vergleich mit einer einzigen Person genügt für die Vermutung (BAG, Urteil vom 23.10.2025, 8 AZR 300/24).
- Zusage: Hat dir die Chefin eine Erhöhung fest zugesagt, ist das eine Vertragsänderung. Mündlich gilt sie auch, nur beweisen musst du sie können.
Außerhalb dieser Fälle bittest du, du forderst nicht. Eine gut begründete Bitte lässt deiner Vorgesetzten Raum, Ja zu sagen, ohne dass es nach Nachgeben aussieht.
Gehaltserhöhung begründen: Was beim Arbeitgeber zieht
- Ergebnisse mit Zahlen: nicht „Ich bin sehr engagiert“, sondern „Seit ich die Reklamationen bearbeite, ist die Bearbeitungszeit von zehn auf sechs Tage gesunken“.
- Neue Aufgaben: Vergleiche deine Stellenbeschreibung mit dem, was du tatsächlich tust. Wer die Teamleitung im Urlaub vertritt oder neue Kollegen einarbeitet, hat eine andere Stelle als die, für die das Gehalt vereinbart wurde.
- Marktvergleich: Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit zeigt, was Vollzeitbeschäftigte in deinem Beruf im Mittel (Median) brutto im Monat verdienen, auch nach Bundesland, Geschlecht, Alter und Branche. Dazu kommen Tariftabellen deiner Branche und Gehaltsangaben in Stellenanzeigen.
- Der Zeitpunkt: nach einem sichtbaren Erfolg, beim Jahresgespräch oder bevor das Budget fürs nächste Jahr steht. In einer Sparrunde lieber warten.
Leg dich auf eine Zahl fest, bevor du schreibst. Beispiel: Du verdienst 3.400 € brutto, vergleichbare Stellen in deiner Region liegen höher, und du vertrittst seit Januar die Teamleitung. Dann ist eine Bitte um 3.700 € begründbar. Mit der Inflation allein argumentierst du für den Erhalt deiner Kaufkraft, nicht für mehr.
Musterbrief Gehaltserhöhung: 5 Vorlagen als PDF und Word
Muster 1 und 3 sind kurze E-Mails an die Vorgesetzte, Muster 2 ist der förmliche Brief an den Arbeitgeber. Muster 4 und 5 stützen sich auf ein Gesetz und gehen an die Personalabteilung, Muster 5 an den Betriebsrat, wenn es einen gibt. Wie ein förmlicher Brief aussieht, zeigt die Seite Brief nach DIN 5008.
Muster 1 · Bitte um einen Gesprächstermin zur Gehaltsentwicklung
Betreff: Bitte um einen Termin zu meiner Gehaltsentwicklung
[Sehr geehrte Frau Beispiel,]
seit [Monat und Jahr] arbeite ich als [Position] in [Abteilung]. In dieser Zeit sind meine Aufgaben deutlich gewachsen, unter anderem [z. B. Urlaubsvertretung der Teamleitung, Betreuung von zwei neuen Großkunden].
Ich würde gern mit Ihnen über meine Gehaltsentwicklung sprechen und bitte um einen Termin von etwa 30 Minuten in den nächsten zwei Wochen. Vorab schicke ich Ihnen gern eine kurze Übersicht meiner Aufgaben und Ergebnisse.
Viele Grüße
[Vor- und Nachname]
Muster 2 · schriftliche Bitte um Gehaltserhöhung mit Begründung
Betreff: Bitte um Anpassung meines Gehalts ab dem [Datum, z. B. 01.01.2027]
[Sehr geehrte Frau Beispiel,]
seit dem [Eintrittsdatum] bin ich als [Position] bei Ihnen tätig. Mein Bruttomonatsgehalt beträgt seit dem [Datum der letzten Anpassung] [Betrag] €. Seitdem hat sich meine Arbeit spürbar verändert:
1. [neue Aufgabe, z. B. Seit Januar 2026 vertrete ich die Teamleitung in deren Abwesenheit.]
2. [messbares Ergebnis, z. B. Die Bearbeitungszeit für Reklamationen ist in meinem Bereich von zehn auf sechs Tage gesunken.]
3. [Qualifikation, z. B. Weiterbildung zur Bilanzbuchhalterin, abgeschlossen im Juni 2026]
Für vergleichbare Tätigkeiten [weist der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit für meinen Beruf in unserem Bundesland ein höheres mittleres Entgelt aus / sieht der Tarifvertrag … in Entgeltgruppe … mehr vor].
Ich bitte Sie deshalb, mein Gehalt ab dem [Datum] auf [Betrag] € brutto im Monat anzuheben, und bespreche das gern persönlich mit Ihnen.
[Optional: Ist eine dauerhafte Anpassung jetzt nicht möglich, bitte ich um eine einmalige Sonderzahlung von … € für … und um einen festen Termin, an dem wir die Gehaltsfrage erneut besprechen.]
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
Muster 3 · Bestätigung des Gesprächsergebnisses
Betreff: Unser Gespräch vom [Datum]: kurze Zusammenfassung
[Sehr geehrte Frau Beispiel,]
vielen Dank für das Gespräch am [Datum]. Ich fasse zusammen, wie ich das Ergebnis verstanden habe:
1. Mein Bruttomonatsgehalt steigt ab dem [Datum] von [Betrag] € auf [Betrag] €.
2. [weitere Punkte, z. B. Ab dem … übernehme ich offiziell die stellvertretende Teamleitung.]
3. [falls vereinbart: Am … sprechen wir erneut über mein Gehalt, Grundlage sind die Ziele …]
Bitte bestätigen Sie mir das kurz, oder korrigieren Sie mich, wenn ich etwas anders verstanden habe. Für meine Unterlagen bitte ich außerdem um die schriftliche Mitteilung der neuen Vergütung.
Viele Grüße
[Vor- und Nachname]
Muster 4 · Antrag auf weniger Stunden, z. B. Vier-Tage-Woche (§ 8 TzBfG)
Betreff: Antrag auf Verringerung meiner Arbeitszeit nach § 8 TzBfG
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin seit dem [Eintrittsdatum] bei Ihnen beschäftigt, derzeit mit [40] Stunden pro Woche. Hiermit beantrage ich nach § 8 TzBfG, meine vertragliche Arbeitszeit ab dem [Datum, mindestens drei Monate nach Zugang dieses Schreibens] auf [32] Stunden pro Woche zu verringern.
Verteilen möchte ich die Arbeitszeit so: [montags bis donnerstags je acht Stunden, freitags frei].
[Nur für Brückenteilzeit, dann auch im Betreff und im ersten Absatz § 9a statt § 8 TzBfG: Die Verringerung beantrage ich nach § 9a TzBfG befristet für … (mindestens ein, höchstens fünf Jahre), also bis zum …]
Ich bitte um ein Gespräch über meinen Wunsch und um Ihre Entscheidung in Textform, spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn (§ 8 Abs. 5 TzBfG).
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
Muster 5 · Auskunft nach dem Entgelttransparenzgesetz, Betriebe mit mehr als 200 Beschäftigten
Betreff: Auskunftsverlangen nach § 10 Entgelttransparenzgesetz
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit verlange ich Auskunft nach §§ 10 ff. EntgTranspG. Ich bin als [Position, Abteilung, Entgeltgruppe falls vorhanden] tätig. Als gleiche oder gleichwertige Tätigkeit nenne ich [Vergleichstätigkeit, z. B. Sachbearbeitung im Einkauf].
Bitte teilen Sie mir mit:
1. nach welchen Kriterien und in welchem Verfahren mein Entgelt und das der Vergleichstätigkeit festgelegt werden,
2. das Vergleichsentgelt der Beschäftigten des anderen Geschlechts mit dieser Tätigkeit, für das durchschnittliche monatliche Bruttoentgelt und für [bis zu zwei einzelne Entgeltbestandteile, z. B. Bonus].
Bitte erteilen Sie die Auskunft in Textform.
Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]
Beschreib kurz, was du machst und was sich seit der letzten Erhöhung verändert hat. Reklamo ordnet deine Argumente und schreibt daraus den passenden Brief mit deinen Daten und dem richtigen Datum. Die Vorschau ist kostenlos.
Brief erstellenZusage bekommen: So hältst du sie fest
Das Gespräch lief gut, die Chefin hat Ja gesagt. Schick noch am selben Tag Muster 3. Der Arbeitgeber muss dir die Erhöhung spätestens an dem Tag schriftlich mitteilen, an dem sie wirksam wird; unter bestimmten Voraussetzungen genügt Textform (§ 3 NachwG). Das entfällt, wenn ihr einen Änderungsvertrag in Schrift- oder Textform schließt oder die Erhöhung aus einem Tarifvertrag folgt. Prüf danach die erste Abrechnung mit dem neuen Betrag.
Hast du nur ein „nächstes Jahr schauen wir mal“ bekommen, frag nach zwei Dingen: Bis wann, und woran wird es gemessen? Ein Termin und klare Ziele lassen sich festhalten, eine vage Aussicht nicht. Neue Aufgaben sind auch ein guter Anlass, ein Zwischenzeugnis anzufordern, das sie festhält. Fällt es schwächer aus als das Lob im Gespräch, hilft Arbeitszeugnis berichtigen lassen.
Weniger arbeiten: Teilzeit und Vier-Tage-Woche beantragen
Einen Anspruch auf weniger Stunden hast du nach § 8 TzBfG, wenn
- dein Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht und
- dein Arbeitgeber in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt, Auszubildende nicht mitgezählt.
Den Antrag stellst du in Textform, eine E-Mail genügt, spätestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn. Nenne Umfang und Verteilung, wie in Muster 4. Der Arbeitgeber muss mit dir darüber sprechen und darf nur aus betrieblichen Gründen ablehnen, etwa wenn Organisation, Arbeitsablauf oder Sicherheit wesentlich beeinträchtigt würden oder unverhältnismäßige Kosten entstünden.
Seine Entscheidung muss spätestens einen Monat vor dem Beginn in Textform kommen. Kommt keine Ablehnung in dieser Form, gelten Verringerung und Verteilung wie beantragt als vereinbart (§ 8 Abs. 5 TzBfG). Nach einer Zustimmung oder einer berechtigten Ablehnung kannst du eine weitere Verringerung frühestens zwei Jahre später verlangen (§ 8 Abs. 6 TzBfG). Die Fristen laufen ab Zugang; wie du ihn belegst, steht unter Zugang nachweisen.
Das Gehalt sinkt im selben Verhältnis, von 40 auf 32 Stunden also auf 80 %. Willst du nur für eine bestimmte Zeit reduzieren und danach automatisch zurück, gibt es die Brückenteilzeit für ein bis fünf Jahre, bei Arbeitgebern mit mehr als 45 Beschäftigten (§ 9a TzBfG). Bei 46 bis 200 Beschäftigten darf der Arbeitgeber zusätzlich ablehnen, wenn schon eine bestimmte Zahl von Kollegen in Brückenteilzeit ist.
Vier lange Tage mit voller Stundenzahl sind etwas anderes. Darauf gibt das Teilzeitgesetz keinen Anspruch; das ist Verhandlungssache, muss ins Arbeitszeitgesetz passen und gehört, wenn es klappt, schriftlich in den Vertrag.
Verdienen Kollegen mehr? Auskunft nach dem Entgelttransparenzgesetz
In Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten beim selben Arbeitgeber kannst du nach dem Entgelttransparenzgesetz Auskunft verlangen, in Textform und grundsätzlich alle zwei Jahre (§§ 10, 12 Abs. 1 EntgTranspG). Du erfährst, wie dein Entgelt festgelegt wird und was Beschäftigte des anderen Geschlechts mit gleicher oder gleichwertiger Tätigkeit verdienen, wenn mindestens sechs Personen in der Vergleichsgruppe sind. Gibt es einen Betriebsrat, geht die Anfrage in der Regel an ihn, auch in Betrieben ohne Tarifvertrag; sonst an den Arbeitgeber (Muster 5, §§ 14, 15 EntgTranspG). Bei Arbeitgebern ohne Tarifbindung muss die Antwort innerhalb von drei Monaten in Textform kommen (§ 15 Abs. 3 EntgTranspG).
Und die EU-Richtlinie? Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht unter anderem Gehaltsangaben vor der Einstellung, ein Verbot der Frage nach dem bisherigen Gehalt und ein erweitertes Auskunftsrecht vor. Sie hätte bis zum 7. Juni 2026 umgesetzt sein müssen. Deutschland hat diese Frist verpasst, ein Umsetzungsgesetz gibt es noch nicht. Im Juni 2026 nannte das Bundesfamilienministerium Anfang 2027 als Ziel für das Inkrafttreten; Auskunftsanspruch und Berichtspflicht sollten laut Fachpresse erstmals im Juni 2028 greifen. In ihrer Antwort an den Bundestag vom 8. Juli 2026 nannte die Bundesregierung keinen Termin, und bis Anfang Oktober 2026 hatte das Bundeskabinett keinen Gesetzentwurf beschlossen.
Gegenüber privaten Arbeitgebern kannst du dich auf die Richtlinie nicht direkt berufen, solange das deutsche Gesetz fehlt. Gegenüber öffentlichen Arbeitgebern gilt sie nach einer Einschätzung aus der Fachpresse seit dem 8. Juni 2026 unmittelbar, soweit ihre Regeln klar und unbedingt genug sind; gesichert ist das nicht. Ein Recht, das Gehalt eines bestimmten Kollegen zu erfahren, gibt sie nach Auffassung des LAG Köln nicht (Urteil vom 05.02.2026, 6 SLa 121/25).
Einmalige Sonderzahlung statt Erhöhung
Sagt der Arbeitgeber, das Budget lasse keine dauerhafte Erhöhung zu, frag nach einer einmaligen Sonderzahlung für einen bestimmten Anlass, etwa ein abgeschlossenes Projekt (Muster 2, optionaler Absatz). Sie wird versteuert und verbeitragt wie Lohn und erhöht dein Grundgehalt nicht. Rechne damit, dass der Arbeitgeber dazuschreibt, die Zahlung sei freiwillig und begründe keinen Anspruch für die Zukunft. Das darf er. Zahlt er eine jährliche Gratifikation dagegen dreimal hintereinander ohne solchen Vorbehalt, kann daraus ein Anspruch werden (betriebliche Übung).
Gutscheine oder Geldkarten bis 50 € im Monat bleiben steuerfrei, aber nur, wenn sie zusätzlich zum vereinbarten Lohn kommen, nicht als Umwandlung eines Teils deines Gehalts (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
Was du jetzt tun solltest
- Diese Woche: Aufgaben und Ergebnisse der letzten zwölf Monate aufschreiben, mit Zahlen. Entgeltatlas und Tariftabellen ansehen. Eine Zielzahl festlegen.
- Dann: Termin anfragen (Muster 1). Keine Erklärung zwischen Tür und Angel.
- Im Gespräch: Zahl nennen, begründen, zuhören. Bei Gegenargumenten fragen, was konkret fehlt.
- Am selben Tag: Ergebnis zusammenfassen und bestätigen lassen (Muster 3).
- Bei einem Nein: nach Termin und Kriterien für den nächsten Anlauf fragen und Alternativen ansprechen.
Was du nicht tun solltest
- Mit Kündigung drohen, ohne es ernst zu meinen. Wer droht, muss bereit sein zu gehen, und dann auch sauber kündigen.
- Private Gründe als Hauptargument nehmen. Die höhere Miete erklärt deinen Bedarf, nicht deinen Wert für den Betrieb.
- Eine vage Zusage stehen lassen. Ohne Datum und Betrag ist „wir kümmern uns“ nichts wert.
- Die Anfrage an die ganze Abteilung schicken oder die Geschäftsführung in Kopie setzen, ohne vorher mit deiner Vorgesetzten gesprochen zu haben.
- Ausstehendes Geld mit einer Gehaltserhöhung verwechseln. Fehlen Überstunden oder Zuschläge auf der Abrechnung, bittest du nicht, sondern forderst das Geld ein.
Häufige Fragen
Gibt es den Musterbrief für die Gehaltserhöhung als PDF?
Darf ich meinen Arbeitgeber schriftlich um eine Gehaltserhöhung bitten?
Wie viel Gehaltserhöhung kann ich verlangen?
Was mache ich, wenn der Chef Nein sagt?
Gibt es einen Musterbrief für eine einmalige Sonderzahlung?
Habe ich Anspruch auf eine 4-Tage-Woche?
Darf ich erfahren, was meine Kollegen verdienen?
Gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie schon?
Grundlagen
§§ 8, 9a TzBfG · § 3 NachwG · §§ 10 ff., 14, 15 EntgTranspG · Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung vom 05.11.2025 · Richtlinie (EU) 2023/970 · Antwort der Bundesregierung vom 08.07.2026, BT-Drucksache 21/7026 · § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG · BAG, Urteile vom 15.07.2009, 5 AZR 486/08, vom 14.09.2011, 10 AZR 526/10, vom 16.02.2023, 8 AZR 450/21, und vom 23.10.2025, 8 AZR 300/24 · LAG Köln, Urteil vom 05.02.2026, 6 SLa 121/25 · Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit · Stand: Oktober 2026
