Nebenkostenabrechnung verjährt oder verfallen? Wie weit der Vermieter rückwirkend nachfordern darf
Plötzlich kommt Post zu einer Abrechnung von vor drei Jahren. Oder du merkst, dass für ein ganzes Jahr nie abgerechnet wurde. Ob du zahlen musst oder Geld zurückbekommst, hängt an zwei verschiedenen Uhren. Die meisten verwechseln sie.
Stand: Oktober 2026 · geprüft von Ben Ambros, Immobilienkaufmann, 13 Jahre Hausverwaltung
Verjährt oder verfallen: Was ist der Unterschied?
Im Alltag klingt beides gleich. Rechtlich sind es vier verschiedene Fristen mit verschiedenen Folgen:
| Frist | Wie lang | Was danach gilt |
|---|---|---|
| Abrechnungsfrist (Ausschlussfrist) | 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, maßgeblich ist der Zugang bei dir | Nachforderung ausgeschlossen, automatisch. Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben musst du trotzdem bekommen |
| Verjährung der Nachforderung | 3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem dir eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zuging | Der Vermieter kann die Zahlung nicht mehr durchsetzen, wenn du die Verjährung einwendest |
| Verjährung deines Guthabens | Ebenfalls 3 Jahre ab Ende des Jahres des Zugangs | Der Vermieter kann die Auszahlung verweigern |
| Anspruch auf die Abrechnung selbst | Fällig mit Ablauf der Abrechnungsfrist, verjährt danach in 3 Jahren zum Jahresende | Du kannst keine Abrechnung mehr erzwingen. Die genaue Berechnung ist umstritten, warte deshalb nicht bis zum Schluss |
Die wichtigste Regel: Erst prüfen, ob die Abrechnung rechtzeitig kam. Wenn nicht, ist die Nachforderung vom Tisch, die Verjährung spielt dann keine Rolle mehr. Kam sie rechtzeitig, zählt die Verjährung. Die Stichtage der Abrechnungsfrist im Detail: Fristen der Nebenkostenabrechnung.
Ab wann verjährt meine Nebenkostenabrechnung? Tabelle 2020 bis 2025
Für den Normalfall: Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr, die Abrechnung kam rechtzeitig, also im Folgejahr.
| Abrechnungsjahr | Abrechnungsfrist endet | Rechtzeitig zugegangen im Jahr | Nachforderung und Guthaben verjähren am |
|---|---|---|---|
| 2020 | 31.12.2021 | 2021 | 31.12.2024, abgelaufen |
| 2021 | 31.12.2022 | 2022 | 31.12.2025, abgelaufen |
| 2022 | 31.12.2023 | 2023 | 31.12.2026, läuft dieses Jahr ab |
| 2023 | 31.12.2024 | 2024 | 31.12.2027 |
| 2024 | 31.12.2025 | 2025 | 31.12.2028 |
| 2025 | 31.12.2026 | 2026 (falls schon da) | 31.12.2029 |
Kam eine Abrechnung früher, zum Beispiel die für 2023 schon im Dezember 2023, rechnest du ab diesem Jahr: Verjährung am 31.12.2026. Es zählt immer das Jahr des Zugangs, nicht das Abrechnungsjahr.
Beispiel 1: Die Abrechnung für 2022 kam am 20. Juni 2023 mit 380 € Nachzahlung. Du hast nie gezahlt, der Vermieter hat nur Erinnerungen geschickt. Ab dem 1. Januar 2027 kannst du die Zahlung mit Verweis auf die Verjährung verweigern, wenn bis dahin kein Mahnbescheid oder keine Klage kommt.
Beispiel 2: Die Abrechnung für 2023 kam erst am 15. Februar 2025. Das ist nach der Abrechnungsfrist (31.12.2024). Die Nachforderung ist ausgeschlossen, egal wann die Verjährung eintreten würde.
Beispiel 3: Die Abrechnung für 2024 kam im Oktober 2025 mit 210 € Guthaben. Der Vermieter zahlt nicht. Du hast bis zum 31.12.2028 Zeit, das Guthaben gerichtlich geltend zu machen. Wie du es einforderst: Nebenkosten-Guthaben einfordern.
Wie viele Jahre rückwirkend darf der Vermieter nachfordern?
Eine neue Abrechnung für ein altes Jahr darf er gar nicht mehr schicken, wenn die Abrechnungsfrist abgelaufen ist. Im Oktober 2026 kann er also nur noch die Abrechnung für 2025 mit Nachforderung zustellen, bis zum 31.12.2026. Alles ältere kommt zu spät.
Anders bei Abrechnungen, die dir rechtzeitig zugegangen sind und die du nicht bezahlt hast. Die darf er bis zur Verjährung einfordern. Praktisch heißt das: Aus einer Abrechnung, die vor bis zu drei vollen Kalenderjahren plus dem laufenden Jahr bei dir ankam, kann er noch Geld verlangen. Mehr als etwa vier Jahre zurück reicht das nie.
Auch eine Korrektur zu deinen Lasten ist nach Ablauf der Abrechnungsfrist ausgeschlossen. Hat er sich zu seinen Ungunsten verrechnet, kann er das danach nicht mehr nachholen.
Ist eine formell fehlerhafte Abrechnung „ungültig“?
Fehlen Mindestangaben wie Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, dein Anteil oder der Abzug der Vorauszahlungen, ist die Abrechnung formell unwirksam. Folgen:
- Die Nachforderung ist nicht fällig. Du musst nicht zahlen.
- Eine formell unwirksame Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist nicht. Schickt der Vermieter die richtige Fassung erst nach dem Stichtag, ist die Nachforderung ausgeschlossen.
- Kommt die korrigierte Fassung noch rechtzeitig, lebt die Forderung auf. Die Verjährung beginnt dann mit dem Jahr, in dem die wirksame Abrechnung zuging.
Inhaltliche Fehler wie ein falscher Posten machen die Abrechnung dagegen nicht ungültig. Die musst du innerhalb von 12 Monaten ab Zugang rügen: Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.
Muss ich mich selbst auf die Verjährung berufen?
Ja. Die Verjährung löscht die Forderung nicht, sie gibt dir nur das Recht, die Zahlung zu verweigern (§ 214 BGB). Ein Gericht prüft sie nicht von sich aus. Du musst sie ausdrücklich geltend machen, schriftlich beim Vermieter und, falls es so weit kommt, im Mahnverfahren oder Prozess.
Was stoppt die Verjährung, was nicht?
| Was passiert | Wirkung auf die Verjährung |
|---|---|
| Erinnerung, Mahnung, Inkassoschreiben | Keine. Die Frist läuft weiter |
| Gerichtlicher Mahnbescheid, Klage | Hemmung. Die Uhr steht still, solange das Verfahren läuft (§ 204 BGB) |
| Echte Verhandlungen über die Forderung | Hemmung, solange ihr verhandelt (§ 203 BGB). Ein Briefwechsel über die Berechtigung einzelner Posten kann schon reichen |
| Du zahlst eine Rate, bittest um Ratenzahlung oder erkennst die Forderung an | Neubeginn. Die drei Jahre fangen von vorn an (§ 212 BGB) |
Das heißt nicht, dass du nicht verhandeln oder keine Raten anbieten solltest, wenn die Forderung berechtigt ist. Du solltest nur wissen, dass jede Teilzahlung die Uhr zurückstellt.
Ich habe eine verjährte Nachzahlung bezahlt. Bekomme ich das Geld zurück?
Nein. Wer auf eine verjährte Forderung zahlt, kann das Geld nicht zurückverlangen, auch wenn er von der Verjährung nichts wusste (§ 214 Abs. 2 BGB). Prüf deshalb vor dem Zahlen alter Forderungen das Zugangsjahr. Anders ist es, wenn die Abrechnung zu spät kam: Dann bestand die Nachforderung gar nicht, und eine Rückforderung ist nach überwiegender Ansicht möglich.
Der Vermieter hat nie abgerechnet. Was steht mir zu?
Ohne Abrechnung gibt es weder Nachzahlung noch Guthaben. Was du tun kannst, hängt davon ab, ob du noch dort wohnst:
Du kannst die Abrechnung verlangen und notfalls einklagen. Zurückfordern kannst du die Vorauszahlungen nicht. Du darfst aber die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die überfällige Abrechnung da ist. Nur die Vorauszahlungen, niemals die Grundmiete.
Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kannst du die Vorauszahlungen des nicht abgerechneten Zeitraums komplett zurückverlangen (BGH-Linie seit VIII ZR 57/04). Vorher kurz zur Abrechnung auffordern und eine Nachfrist von zwei Wochen setzen.
Auch diese Ansprüche verjähren in drei Jahren zum Jahresende. Wartest du zu lange, ist das Geld weg. Hängt die Abrechnung mit deiner Kaution zusammen: Kaution für Nebenkosten einbehalten.
Abrechnung fotografieren. Der Check prüft Abrechnungsfrist, Formfehler und unzulässige Posten und zeigt dir die Funde mit Betrag und Paragraf, dazu das fertige Schreiben an deinen Vermieter: 3 Prüfungen für 29 €.
Abrechnung prüfenWie lange muss ich die Nebenkostenabrechnung aufheben?
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Mieter gibt es nicht. Sinnvoll ist trotzdem:
- Mindestens bis zur Verjährung. Also drei volle Kalenderjahre nach dem Jahr des Zugangs. Faustregel: 4 Jahre aufheben, zusammen mit Umschlag oder E-Mail, die das Zugangsdatum zeigen, und den Kontoauszügen deiner Zahlungen.
- Für die Steuer: Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Schornsteinfeger kannst du teilweise als haushaltsnahe Dienstleistungen absetzen (§ 35a EStG). Heb die Abrechnung auf, bis dein Steuerbescheid nicht mehr geändert werden kann. Mehr dazu: Nebenkosten in der Steuererklärung.
- Für den Vergleich: Mit den Vorjahren erkennst du Ausreißer sofort.
Was du jetzt tun solltest
- Heute: Für jede offene Abrechnung das Zugangsdatum heraussuchen. Ohne Umschlag hilft oft das Datum deiner ersten Reaktion oder eine E-Mail.
- Diese Woche: Prüfen, ob die Abrechnung rechtzeitig kam. Wenn nicht, die Nachforderung schriftlich zurückweisen.
- Kam sie rechtzeitig, ist aber verjährt: Schriftlich die Einrede der Verjährung erheben, nicht zahlen.
- Steht dir ein Guthaben zu: Bis spätestens Ende des Verjährungsjahres einfordern, Frist setzen und notfalls Mahnbescheid beantragen. Für Guthaben aus Abrechnungen, die 2023 zugingen, ist das der 31.12.2026.
- Fehlt eine Abrechnung ganz: Schriftlich anfordern, mit Frist.
Was du nicht tun solltest
- Eine alte Forderung bezahlen, ohne das Zugangsjahr geprüft zu haben. Bezahlt ist bezahlt.
- Raten zusagen oder die Forderung anerkennen, wenn die Verjährung kurz bevorsteht und du die Forderung für unberechtigt hältst.
- Einen Mahnbescheid liegen lassen. Auch gegen eine verjährte Forderung musst du innerhalb von zwei Wochen widersprechen, sonst droht ein Vollstreckungsbescheid.
- Die Grundmiete zurückhalten, weil keine Abrechnung kommt. Zurückbehalten darfst du nur die Vorauszahlungen.
- Unterlagen zu früh wegwerfen. Ohne Zugangsnachweis wird jeder Streit schwerer.
Häufige Fragen
Kann eine Nebenkostenabrechnung verjähren?
Ab wann verfällt eine Nebenkostenabrechnung?
Wie viele Jahre rückwirkend kann der Vermieter Nebenkosten verlangen?
Unterbricht eine Mahnung des Vermieters die Verjährung?
Ich habe eine verjährte Nachzahlung bezahlt. Kann ich sie zurückfordern?
Verfällt mein Guthaben, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Der Vermieter rechnet seit Jahren nicht ab. Bekomme ich meine Vorauszahlungen zurück?
Wie lange sollte ich Nebenkostenabrechnungen aufheben?
Grundlagen
§ 556 Abs. 3 BGB (Abrechnungs- und Einwendungsfrist) · §§ 195, 199 BGB (Regelverjährung) · §§ 203, 204 BGB (Hemmung) · § 212 BGB (Neubeginn) · § 214 BGB (Wirkung der Verjährung) · § 273 BGB (Zurückbehaltungsrecht) · § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen) · BGH, VIII ZR 57/04 (Rückforderung der Vorauszahlungen nach Mietende) · Stand: Oktober 2026
Diese Seite ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Geht es um hohe Beträge oder liegt schon ein Mahnbescheid vor, hilft der Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht.
