Hausverwaltung Kosten: was Verwalter kosten, wer zahlt – und warum Mieter davon nichts sehen dürfen

„Was darf eine Hausverwaltung kosten?" fragen Vermieter vor dem Vertrag, „Hausverwaltung Kosten Mieter oder Vermieter?" fragen Mieter mit der Abrechnung in der Hand. Beide Antworten stehen hier – mit Preistabelle, Rechtslage und der Steuerseite.

Was kostet eine Hausverwaltung? Preise im Überblick

Verwaltervergütungen sind frei verhandelbar; die folgenden Spannen sind das, was in Angeboten 2025/2026 typischerweise steht – alle Beträge netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Aus 13 Jahren Verwaltungspraxis: Der Preis je Einheit sinkt mit der Größe des Objekts, steigt mit dem Zustand und mit dem Anteil an Gewerbe.

Was kostet ein Hausverwalter im Jahr? Rechenbeispiel Mehrfamilienhaus mit 6 Wohnungen: 6 × 28 € = 168 €/Monat, rund 2.400 € brutto im Jahr – bei 60.000 € Jahresmiete also 4 %. Darin enthalten sind die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, Mietinkasso, Auftragsvergabe an Handwerker und der Schriftverkehr mit Mietern; nicht enthalten sind Handwerkerrechnungen, Messdienst und Gutachter.

Wer zahlt die Hausverwaltung? Vermieter, WEG – nie der Mieter

Die meistgesuchte Frage lautet „Hausverwaltung Kosten: Mieter oder Vermieter?" – und die Antwort ist eindeutig. Verwaltungskosten sind per Definition keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Sie stehen deshalb weder im Katalog des § 2 BetrKV noch dürfen sie über die Position „Sonstiges" eingeschleust werden. Der BGH hat auch den Umweg gesperrt: Eine Klausel im Wohnraummietvertrag, die neben der Miete eine „Verwaltungskostenpauschale" verlangt, ist unwirksam (BGH, Urteil vom 19. 12. 2018, VIII ZR 254/17). Bei vermieteten Eigentumswohnungen gilt dasselbe für den Verwalteranteil im Hausgeld: Der Eigentümer zieht ihn heraus, bevor er die umlagefähigen Posten an den Mieter weitergibt – die Falle „Hausgeldabrechnung 1:1 durchgereicht" erklärt die Seite nicht umlagefähige Nebenkosten.

Umlagefähig bleibt nur, was tatsächlich Betrieb ist: der Hauswart (soweit er nicht verwaltet oder repariert), der Messdienst für die Heizkostenverteilung, Gebäudereinigung und Gartenpflege. Verwaltertarnnamen wie „Objektbetreuung", „Bewirtschaftungskosten" oder „Abrechnungsgebühr" erkennst du auf der Seite Kosten Hausverwaltung umlagefähig? – dort auch das Schreiben zum Streichen der Position.

Steuerlich: Hausverwaltung absetzen

Für Vermieter sind die Kosten der Hausverwaltung Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 9 EStG) – sofort abziehbar im Jahr der Zahlung, eingetragen in der Anlage V unter Verwaltungskosten. Das gilt ab dem Zeitpunkt, ab dem die Vermietungsabsicht feststeht, also auch bei Leerstand mit nachweisbaren Vermietungsbemühungen. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung ist der Verwalteranteil des Hausgelds ebenso abziehbar wie die Sondereigentumsverwaltung; die Instandhaltungsrücklage erst, wenn sie tatsächlich verbraucht wird. Selbstnutzer können die Verwaltergebühr nicht absetzen – nur den Lohnanteil haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen aus der Hausgeldabrechnung (§ 35a EStG), was für Mieter genauso gilt: Nebenkosten in der Steuererklärung.

Lohnt sich eine Hausverwaltung? Die Rechnung für Vermieter

Gegen 2.400 € im Jahr stehen bei sechs Wohnungen etwa 80–120 Arbeitsstunden (Abrechnungen, Mahnwesen, Handwerkertermine, Mieterwechsel) und ein Risiko, das oft übersehen wird: Eine formell fehlerhafte oder zu späte Nebenkostenabrechnung kostet die komplette Nachforderung – bei sechs Wohnungen schnell 1.500–3.000 €. Die 12-Monats-Frist ist eine Ausschlussfrist. Wer selbst verwaltet, sollte deshalb zumindest die Abrechnung vor dem Versand gegenprüfen lassen – aus Mietersicht, so wie es der Nebenkosten-Check tut. Ab etwa zehn Einheiten oder bei Entfernung zum Objekt rechnet sich die professionelle Verwaltung fast immer; bei ein bis drei Einheiten ist die Sondereigentumsverwaltung für 15–30 € der Kompromiss.

Was eine gute Verwaltung liefern muss: die Checkliste

• Erlaubnis und Weiterbildung: Wohnimmobilienverwalter brauchen die Erlaubnis nach § 34c GewO und müssen sich 20 Stunden in drei Jahren fortbilden (§ 34c Abs. 2a GewO). Eigentümergemeinschaften können seit dem 1. 12. 2023 einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 26a WEG, § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG) – Ausnahme: Kleinanlagen mit weniger als neun Einheiten, wenn ein Eigentümer selbst verwaltet.
• Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungsjahres, mit den vier Mindestangaben des BGH – sonst verliert der Eigentümer Nachforderungen.
• Belege digital auf Anforderung binnen zwei Wochen; Kopien höchstens gegen Kostenerstattung – die Grundlage ist die Belegeinsicht nach § 259 BGB.
• Keine Umlage von Verwalterkosten, kein „Sonstiges" ohne Mietvertragsgrundlage, Verteilerschlüssel laut Vertrag.
• Versicherungen ausschreiben statt jährlich durchwinken – Sach- und Haftpflichtversicherung sind die drittgrößte Betriebskostenposition.
• Kündigungsfrist des Verwaltervertrags von höchstens einem Jahr, Laufzeit bei WEG maximal fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG), beim ersten Verwalter drei.

Häufige Fragen

Grundlagen

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV (Verwaltungskosten keine Betriebskosten) · BGH VIII ZR 254/17 (Verwaltungskostenpauschale unwirksam) · § 9 EStG, § 35a EStG · § 34c GewO · §§ 19, 26, 26a WEG · Stand: August 2026