Nicht umlagefähige Nebenkosten: Die Streichliste – und was die Posten dich kosten
Reparaturen, Verwaltung, Bankgebühren – Posten, die der Vermieter selbst tragen muss, tauchen erstaunlich oft in Mieterabrechnungen auf. Hier ist die Streichliste.
Stand: August 2026 · geprüft von Ben Ambros, Immobilienkaufmann, 13 Jahre Hausverwaltung
Die Streichliste: 12 Posten, die nicht in deine Abrechnung gehören
Aus der Verwaltungspraxis weiß ich ungefähr, was die einzelnen Posten pro Wohnung und Jahr ausmachen – die Spannen unten sind Erfahrungswerte aus Münchner Mehrfamilienhäusern, damit du einschätzen kannst, worüber wir reden:
| Posten | Warum nicht umlagefähig | Typisch pro Wohnung/Jahr |
|---|---|---|
| Verwaltungskosten (Hausverwaltung) | ausdrücklich ausgeschlossen, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV | 250–450 € |
| Instandhaltung & Reparaturen | § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV – vom tropfenden Hahn bis zur Dachsanierung | stark schwankend, oft dreistellig |
| Reparaturanteil im Aufzug-Vollwartungsvertrag | muss aus dem Wartungspreis herausgerechnet werden | 30–80 € versteckt |
| Bankgebühren, Kontoführung, Porto | Verwaltungsnebenkosten | 10–30 € |
| Instandhaltungsrücklage (bei vermieteter Eigentumswohnung) | Rücklage ist Vermögensbildung des Eigentümers, keine Betriebskosten | 200–600 € |
| Mietausfallwagnis / Leerstand | Kostenanteil leerer Wohnungen trägt der Vermieter | je nach Haus |
| Rechtsanwalt, Rechtsschutz | weder Betriebskosten noch versicherbar auf Mieterkosten | selten, dann teuer |
| Miete für Rauchwarnmelder | BGH VIII ZR 379/20: Gerätemiete nicht umlagefähig (Wartung schon) | 5–10 € je Melder |
| Kabel-TV | Umlage seit 01.07.2024 beendet (Nebenkostenprivileg gestrichen) | 60–120 € |
| Einmalige Ungezieferbekämpfung | nur laufende, regelmäßige Maßnahmen sind Betriebskosten | je nach Einsatz |
| Wach-/Concierge-Dienst | nur als vereinbarte „sonstige Betriebskosten“ und bei echtem Bedarf | im Zweifel hoch |
| Eigenleistungen mit Aufschlag | fiktive Kosten nur netto ohne Umsatzsteuer ansetzbar (§ 1 Abs. 1 BetrKV) | der Aufschlag: 19 % |
Zwei bis drei dieser Posten in einer Abrechnung sind kein Ausreißer, sondern Alltag – zusammen stecken da schnell 150 bis 500 € drin. Die Gegenliste – was umgelegt werden darf – findest du im Hub Betriebskosten A–Z.
Die WEG-Falle: Wenn die Hausgeldabrechnung 1:1 durchgereicht wird
Andersrum überraschend: Was doch umgelegt werden darf
Damit du nicht an der falschen Stelle kämpfst: Baumfällkosten hat der BGH als Teil der Gartenpflege durchgewunken (VIII ZR 107/20) – die Fällung eines morschen Baums ist umlagefähig, die Neuanpflanzung als Ersatz in der Regel auch. Und die Wartung von Rauchmeldern ist umlagefähig – nur die Gerätemiete nicht. Details je Kostenart: Gartenpflege, Hauswart, Aufzug, Kabel-TV.
So streichst du einen Posten richtig
Nicht einfach weniger überweisen. Der saubere Weg: Nachzahlung unter Vorbehalt zahlen, den Posten schriftlich beanstanden (Einwendungsfrist: 12 Monate ab Zugang), bei Zweifeln Belegeinsicht nehmen. Für das Schreiben gibt es den fertigen Widerspruch zur Nebenkostenabrechnung.
Foto der Abrechnung genügt – der Check gleicht jede Position mit § 2 BetrKV ab und markiert Streichkandidaten mit Betrag. Die Hälfte aller Funde sofort kostenlos.
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Kosten der Hausverwaltung: nie deine Sache
Der häufigste Einzelfehler überhaupt: Die Kosten für die Hausverwaltung tauchen in der Abrechnung auf. Dabei ist die Rechtslage eindeutig – Verwaltungskosten sind per Definition keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Ob die Hausverwaltung 25 € oder 40 € pro Wohnung und Monat kostet: Diese Kosten trägt der Vermieter, nicht der Mieter. Auf den Mieter umlegen lässt sich davon – nichts. Die Details mit Tarnnamen und BGH-Urteil: Kosten Hausverwaltung umlagefähig? Nein – so streichst du sie.
Was kosten Hausverwaltungen üblicherweise? Bei der Mietverwaltung sind je nach Region und Objektgröße etwa 20 bis 40 € pro Wohneinheit und Monat üblich, im kleinen Mietshaus eher mehr, in großen Beständen weniger. Warum das für dich trotzdem zählt: Genau dieser Betrag ist es, den manche Abrechnungen still auf die Mieter verteilen. Ob als Prozentsatz, „pro Wohnung" oder versteckt im Hauswart – nicht umlegbar bleibt nicht umlegbar, und bezahlen musst du davon keinen Cent.
Das gilt für jede Betriebskostenabrechnung in Deutschland – ob einzelne Mietwohnung oder ganzes Mietshaus, ob private Vermietung oder große Verwaltung. Du willst nicht selbst nachrechnen? Der Check kann die Abrechnung kostenlos online berechnen und markiert Verwaltungskosten automatisch.
So tarnen sich Hausverwaltungskosten: „Verwaltergebühr", „Objektbetreuung", „kaufmännische Betreuung", „Management-Fee", „WEG-Verwaltung", „Kontoführung" oder schlicht „Verwaltung". Steht so ein Posten in deiner Abrechnung, streiche ihn komplett – inklusive Nebenposten wie Porto, Bankgebühren und Zinsen.
Die Abgrenzung, die Vermieter gern verwischen: Der Hauswart ist umlagefähig (§ 2 Nr. 14 BetrKV) – aber nur seine laufenden Tätigkeiten. Übernimmt er Verwaltungsaufgaben oder kleine Reparaturen, muss dieser Anteil herausgerechnet werden. Ein pauschal durchgereichter Hauswart-Posten, der in Wahrheit die halbe Verwaltung enthält, ist angreifbar.
Und wenn's im Mietvertrag steht? Eine Klausel, die „Verwaltungskosten" als umlagefähige Betriebskosten deklariert, ist in der Wohnraummiete unwirksam (BGH, VIII ZR 254/17). Nur eine von den Betriebskosten getrennte, bezifferte Pauschale kann Bestand haben – die klassische Abrechnungsposition nie.
Die Gewerbe-Ausnahme: Im Gewerbemietvertrag ist die Welt anders – dort dürfen Verwaltungskosten wirksam umgelegt werden, wenn der Vertrag es klar vereinbart. Auch Detailposten der Verwaltung (Kopien, Porto, Kosten bei Neuvermietung) bleiben aber in der Wohnraummiete tabu: Vermietungskosten trägt, wer vermietet.
Steuerlich absetzbar? Für dich als Mieter nicht – du zahlst diese Kosten ja gerade nicht (und falls doch: zurückfordern statt absetzen). Der Vermieter setzt sie als Werbungskosten ab. Was du aus deiner Abrechnung tatsächlich beim Finanzamt geltend machst (Hauswart, Gartenpflege, Reinigung nach § 35a EStG), steht hier: Nebenkosten in der Steuererklärung.
Grundlagen
§§ 1, 2 BetrKV: gesetze-im-internet.de · BGH VIII ZR 379/20 (Rauchmelder-Miete) · BGH VIII ZR 107/20 (Baumfällung) · § 556 Abs. 3 BGB
Was darf nicht in die Nebenkostenabrechnung rein? Die Kurzantwort
Merksatz: Umlagefähig ist nur, was laufend anfällt und in § 2 BetrKV steht. Alles Einmalige (Reparatur, Austausch, Anschaffung), alles Organisatorische (Verwaltung, Bankgebühren, Porto) und alle Rücklagen fliegen raus – unabhängig davon, was der Mietvertrag behauptet. Die Tabelle oben zeigt die zwölf teuersten Streichposten mit typischen Beträgen.
Ein Posten steht seit dem BGH-Urteil fest auf der Streichliste: die Miete für Rauchmelder – die Details samt Wartungs-Ausnahme unter Rauchmelder in den Nebenkosten.
