Musterbriefe für Mitteilungen: neue Bankverbindung, Umzug, Termin, Hausverwaltung

Der Brief zum neuen Konto oder zur neuen Adresse ist in fünf Minuten geschrieben. Bucht die Versicherung danach trotzdem vom alten Konto ab, fehlte oft die Vertragsnummer oder der Stichtag.

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Stand: Oktober 2026 · Redaktion: Ben Ambros · Gesetze und Urteile unter „Grundlagen“ am Seitenende

Neue Bankverbindung: Wer muss es wissen, wer muss handeln?

In die Mitteilung gehören deine Nummer beim Empfänger, die neue IBAN, der Kontoinhaber und der Stichtag. Kontonummer und Bankleitzahl stecken in der IBAN. Will eine Firma trotzdem ein neues, unterschriebenes Mandat, schickt sie dir ein Formular, oder du nimmst den Mandatstext aus Muster 1.

Kontowechselhilfe: Beim Bankwechsel kann das die neue Bank erledigen. Du ermächtigst sie schriftlich oder im Online-Banking und kreuzt an, was umziehen soll (§ 21 ZKG). Binnen fünf Geschäftstagen liefert die alte Bank eine Liste der Daueraufträge, dazu die Lastschriften und Eingänge der letzten 13 Monate. Ebenso schnell richtet die neue die Daueraufträge ein und informiert Zahler und Lastschrift-Empfänger (§§ 22 bis 24 ZKG). Das gilt für Verbraucher mit zwei Banken in Deutschland und Konten in derselben Währung.

Umzug: Wem du die neue Adresse mitteilst

Nachsendeauftrag: Brauche ich dafür einen Brief?

Nein. Den Nachsendeauftrag erteilst du der Deutschen Post online, in der Filiale oder an der Poststation, spätestens fünf Werktage vor dem Umzug; wer später dran ist, bucht online einen Eilauftrag. Sechs Monate kosten online 31,90 €, in Filiale und Poststation 34,90 €. DHL-Pakete und Päckchen werden im Inland seit Juli 2024 nicht mehr nachgeschickt, gelbe Briefe mit Zustellungsurkunde nur dann in einen anderen Ort, wenn der Absender das angeordnet hat. Trag alle im Haushalt ein, sonst wird ihre Post nicht nachgeschickt. Nach sechs Monaten ist Schluss; deine Mitteilungen ersetzt das nicht.

Musterbriefe zum Kopieren, als Word und PDF

In Word-Datei und PDF stehen Absender, Empfänger, Ort und Datum schon als Platzhalter. Das „Betreff:“ lässt du nach DIN 5008 weg. Wo es auf den Zugang ankommt, nimm statt E-Mail oder Kundenportal einen Weg, den du beweisen kannst (Zugang nachweisen).

Beim Jobcenter sagst du nur mit wichtigem Grund ab, mit Nachweis, etwa einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Bei Zweifeln kann es ein ärztliches Attest verlangen, dass du nicht kommen konntest. Seit Juli 2026 stellt es beim Grundsicherungsgeld das erste Versäumnis ohne wichtigen Grund nur fest; ab dem zweiten zieht es einen Monat lang 30 Prozent des Regelbedarfs ab. Nach drei versäumten Terminen in Folge zahlt es einen Monat lang keinen Regelbedarf. Meldest du dich in diesem Monat persönlich, wird er um 30 Prozent gemindert nachgezahlt, sonst gibt es danach gar kein Grundsicherungsgeld mehr, auch nicht für die Miete, bis du dich meldest (§ 7b Abs. 4, § 32 SGB II).

Arztpraxen und Handwerker verlangen bei später Absage manchmal ein Ausfallhonorar, nicht immer zu Recht; bei Arztterminen urteilen Gerichte uneinheitlich. Sag dort früh und nachweisbar ab.

Beschwerde an die Hausverwaltung: an wen, bis wann

Als Mieter: Deine Ansprüche, etwa auf eine Reparatur, hast du gegen den Vermieter, deinen Vertragspartner; die Hausverwaltung vertritt ihn nur. Hat er sie dir als Ansprechpartnerin genannt, schreibst du an sie, mit Kopie an ihn, sonst direkt an ihn. Setz eine Frist mit festem Datum, meist zwei Wochen. Einen Mangel in der Wohnung meldest du mit der Mängelanzeige; ohne sie riskierst du dein Recht auf Mietminderung (§ 536c BGB). Kommt keine Antwort, lies unter Vermieter reagiert nicht weiter. Belege zur Nebenkostenabrechnung forderst du mit Muster 3 an; dein Recht darauf steht unter Belegeinsicht.

Als Wohnungseigentümer: Der Verwalter arbeitet für die Gemeinschaft, und von ihr kannst du ordnungsmäßige Verwaltung und Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 2 und 4 WEG). Die Beschwerde geht an den Verwalter, mit Kopie an den Verwaltungsbeirat, falls es einen gibt.

Verwalterwechsel: neue Hausverwaltung, neues Mietkonto

Als Mieter: Wechselt die Hausverwaltung, bleiben Mietvertrag und Vermieter dieselben. Oft kommt dabei ein neues Mietkonto, und genau das nutzen Betrüger, mit Briefen oder E-Mails im Namen einer angeblich neuen Hausverwaltung und mit fremder IBAN. Landet deine Miete dort, musst du in der Regel noch einmal zahlen.

Stell den Dauerauftrag deshalb erst um, wenn der Vermieter oder die bisherige Verwaltung den Wechsel schriftlich bestätigt hat (Muster 8). Frag nur unter Kontaktdaten nach, die du schon hast, etwa aus dem Mietvertrag, nie unter denen aus dem neuen Schreiben. Bis die Bestätigung da ist, zahlst du die Miete pünktlich wie bisher auf das bekannte Konto, statt sie zurückzuhalten. Fehlt über zwei Monate zusammen mehr als eine Monatsmiete, darf der Vermieter fristlos kündigen (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, § 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB).

Heißt es, das Haus sei verkauft, wird der Käufer erst mit seiner Eintragung im Grundbuch dein Vermieter (§ 566 BGB). Was du an den bisherigen Vermieter zahlst, muss er gelten lassen, solange du vom Eigentumswechsel nichts weißt (§ 566c BGB). An den Käufer zahlst du sicher, wenn dir der bisherige Vermieter selbst mitgeteilt hat, dass das Eigentum auf ihn übergegangen ist (§ 566e BGB). Ist von einer Abtretung der Miete die Rede, musst du an den neuen Gläubiger erst zahlen, wenn er dir eine Abtretungsurkunde des Vermieters aushändigt oder der Vermieter dir die Abtretung selbst schriftlich angezeigt hat (§ 410 BGB). Was du an den Vermieter gezahlt hast, bevor du von einer Abtretung wusstest, muss der neue Gläubiger gelten lassen (§ 407 BGB).

Seit Oktober 2025 gleicht deine Bank vor einer Überweisung den Namen des Empfängers mit der IBAN ab. Meldet sie, dass beides nicht zusammenpasst, überweis nicht. Passt es, läuft das Konto nur auf diesen Namen; deinem Vermieter muss es deshalb nicht gehören. Ist das Geld schon weg, ruf sofort deine Bank an, damit sie es zurückzuholen versucht, und erstatte Anzeige bei der Polizei.

Als Wohnungseigentümer: Die Eigentümer bestellen den Verwalter per Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG) und können ihn jederzeit abberufen; sein Vertrag endet dann spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform mit Zweck und Gründen eine Versammlung, muss der Verwalter sie einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Einen zertifizierten Verwalter kann jeder Eigentümer verlangen, es sei denn, die Gemeinschaft hat weniger als neun Einheiten, ein Eigentümer ist selbst Verwalter und weniger als ein Drittel will einen zertifizierten (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Wer schon am 1. Dezember 2020 Verwalter der Gemeinschaft war, galt nur bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert (§ 48 Abs. 4 WEG). Gewerbliche Verwalter brauchen eine Erlaubnis nach § 34c GewO, mit Berufshaftpflicht und 20 Stunden Weiterbildung in drei Jahren. Was eine Verwaltung kostet, steht unter Hausverwaltung: Kosten.

So gehst du vor

• Heute: Liste machen. Wer bucht ab, wer überweist dir Geld, wer schickt dir Post? Fast alle stehen in den Kontoauszügen der letzten zwölf Monate.
• Diese Woche: Muster 1 oder 2 an alle auf der Liste, jeweils mit deiner Nummer dort. Vor dem Umzug Nachsendeauftrag bestellen und Termin beim Bürgeramt machen.
• Nach dem Stichtag: Das alte Konto noch ein paar Wochen behalten. Bucht dort jemand ab oder kommt Post an die alte Adresse, gleich nachfassen.
• Bei Unterlagen und Beschwerden: Frist in den Kalender, Kopie deines Schreibens aufheben.

Was du nicht tun solltest

• Mitteilungen ohne Kunden-, Vertrags- oder Versicherungsnummer schicken.
• Eine neue Bankverbindung aus einer E-Mail ungeprüft übernehmen.
• Die Versicherung vergessen. Ihr Einschreiben an die alte Adresse gilt trotzdem als zugegangen.
• In einer Beschwerde schimpfen oder drohen.

Häufige Fragen

Grundlagen

§ 17 BMG · § 15 FZV · § 13 VVG · §§ 20–24 ZKG (Kontowechselhilfe) · § 675x BGB · § 536c BGB · §§ 407, 410 BGB (Abtretung) · § 543 Abs. 2, § 569 Abs. 3 BGB · §§ 566, 566c, 566e BGB (Eigentümerwechsel) · Verordnung (EU) 2024/886 (Empfängerüberprüfung seit 9. Oktober 2025) · § 60 SGB I · § 68 EStG · § 7b Abs. 4, § 32 SGB II (Fassung ab 1. Juli 2026) · §§ 18, 19, 24, 26, 48 WEG · § 34c GewO · § 14 GewO · § 31 HGB · § 311 BGB · Deutsche Post: Nachsendeservice, Preise und Bedingungen Oktober 2026 · Renten Service der Deutschen Post · ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice: Infobroschüre Umzug (Januar 2026) · Stand: Oktober 2026